Esclareça a confusão em relação a alguns termos comumente utilizados pelos envolvidos com as atividades financeiras e orçamentárias das organizações.
Há pouco tempo atrás, deparei-me com uma situação interessante: discutia com um amigo sobre a importância de um bom controle de receitas e despesas para a saúde de uma empresa, quando percebi que existe uma pequena confusão em relação a alguns termos comumente utilizados pelos envolvidos com as atividades financeiras e orçamentárias das organizações.
Gastos; despesas; investimentos; desem bolsos e perdas: você saberia diferenciá-los? Ou será que significam a mesma coisa: “enfiar a mão no bolso?”.
Sendo simplistas, poderíamos concordar que qualquer um deles significa mesmo ter que “dar adeus a algumas verdinhas”… Gostando ou não… Entretanto, existem importantes diferenças que precisam ser bem entendidas para que possíveis confusões ou trocas entre os significados não prejudiquem, seriamente, a tomada de decisões e o planejamento financeiro da empresa.
Assim, considerei importante relembrar cada um destes significados. Afinal de contas, são termos que utilizamos rotineiramente e que precisam ser bem aplicados para que atuemos com efetividade nos processos empresariais de gestão econômico-financeira.
Analisemos a seguinte situação: uma empresa rural do segmento Pecuária Leiteira, cuja principal atividade é produção de leite. A empresa resolve ampliar as suas atividades agrícolas vendendo grãos. Vislumbra uma oportunidade em sua região. Decide, portanto, implantar novas culturas, voltadas para a comercialização direta, e não apenas para alimentação do rebanho. Esta nova empreitada irá demandar um novo investimento, gerando, conseqüentemente, novos gastos e novas receitas, dentre outros:
– Gastos: os gastos podem ser definidos como o sacrifício financeiro necessário para que a empresa possa adquirir bens e serviços. No caso de nossa empresa, para que ela possa ter a estrutura necessária para a ampliação de suas atividades e, por conseguinte, um aumento de seu faturamento, ela terá que “se sacrificar” um pouco, estando disposta a provisionar uma parte do capital que já possui (ou utilizar capital de terceiros) para implementar suas estratégias.
Cabe ressaltar que, nem sempre, haverá dispêndio de valores no mesmo momento da implantação do projeto (ele pode ocorrer no futuro). Além disso, o gasto projetado pode ser referente tanto ao valor necessário para a aquisição de um bem, quanto aos valores utilizados para a manutenção ou para o funcionamento deste bem. Neste ponto, começamos a perceber que os gastos podem ocorrer em períodos distintos ou com fins diferentes.
No exemplo da empresa em questão, para implantar novas culturas, a organização terá que adquirir novas áreas e equipamentos; gastar com os insumos necessários à nova cultura; adaptar sua equipe e expandi-la; terá dispêndios de naturezas administrativas e gerais (processo de compras de insumos e comercialização dos novos produtos; água; luz; telefone; salários; encargos; impostos); terá que provisionar determinada inadimplência e outros gastos que se fizerem necessários.
A partir deste ponto, começamos a vislumbrar que os gastos acabam por se dividir em custos, despesas e investimentos, conforme a sua natureza e objetivo.
– Investimento: o valor necessário para a implantação da nova cultura, aumentando a capacidade produtiva da empresa rural, pode ser considerado um investimento. O gasto dispendido com esta tarefa representará a aquisição ou adequação de um bem, já de propriedade da empresa, possibilitando a ampliação da capacidade de produção e, obviamente, um aumento da produção da empresa. Tal aumento gera aumento de receitas e mais lucro para a empresa. Este gasto faz-se necessário no princípio, mas é capaz de prover uma fonte de receitas no futuro, pois o aumento da capacidade produtiva será permanente e poderá acolher outros produtos no futuro.
Desta forma, conceituamos o termo investimento como sendo a aplicação de recursos em bens ou em serviços com a expectativa de geração futura de lucro e de aumento da capacidade produtiva. Ao fazer um investimento, a empresa espera obter um retorno no futuro. É o caso da empresa exemplificada: investindo em novas áreas, ela espera obter vantagens financeiras advindas deste gasto em períodos diversos no futuro.
– Custos: o valor necessário para a aquisição dos insumos, para o plantio, por exemplo, pode ser considerado um custo. A aquisição de adubos, defensivos, sementes, mão-de-obra, dentre outros, também pode ser classificada como um custo. Isto ocorre porque a empresa exemplificada estará utilizando seus recursos para adquirir a “matéria prima” básica para a produção de seus produtos (insumos) e para transformar esta “matéria prima” em algo que gerará um produto a ser comercializado pela empresa. É a partir deste sacrifício financeiro que a empresa poderá atingir os seus objetivos financeiros.
Os custos estão intimamente ligados à produção, ou seja, são gastos que ocorrem no momento em que a empresa está adquirindo, transformando ou fabricando bens (em nosso exemplo) ou serviços que serão responsáveis pela geração de um produto final através do qual ela obterá receita. Podemos ficar com a definição que diz que são “gastos relativos a bens ou serviços utilizados na produção de outros bens ou serviços”.
– Despesas: após o processo de aquisição de área, equipamentos e insumos para o plantio, a nossa empresa terá que arcar com gastos inerentes à manutenção e colheita deste novo produto para inseri-lo no mercado. Além disso, deverá arcar com os salários, mão-de-obra temporária e assistência técnica, dentre outros, para obtenção dos produtos finais e terá, provavelmente, um aumento de gastos gerais que incluem valores referentes a encargos, transporte, maquinários e um provável aumento de serviços referentes ao pessoal responsável pelas operações da lavoura. Todos os gastos citados acima não se referem apenas ao processo de produção do novo produto e, sim, a processos relativos à manutenção e à comercialização do produto no mercado.
Portanto, podemos considerar que despesas são valores gastos na comercialização de produtos e/ou serviços e na administração das atividades empresariais e são consumidos para que ocorra, direta ou indiretamente, a obtenção de receitas.
– Desembolso: imaginemos que a nossa empresa adquiriu insumos de uma outra empresa que não exigiu o pagamento dos materiais de forma imediata. Foi negociado um prazo de 45 dias para pagamento da fatura. Entretanto, a empresa fornecedora dos insumos disponibilizou os mesmos em 20 dias. A partir da entrega do produto, a nossa empresa já iniciou o processo de plantio, no entanto, não receberá receita até a colheita. O gasto levado em conta inicialmente não sofre alteração: é um custo de produção e precisa continuar sendo considerado, a despeito de não ter sido realizado na contratação do serviço. O pagamento efetivo do valor ocorre em um período posterior, ou seja, 45 dias depois da aquisição, ocorre o efetivo desembolso dos valores monetários.
Considera-se desembolso, o efetivo pagamento dos bens ou serviços adquiridos pela organização, independente do momento em que esses pagamentos ocorram. É a hora de “colocar a mão no bolso” e transferir recursos para o fornecedor do bem ou serviço comprado.
– Perdas: a empresa em questão trabalha com produtos que sofrem influências climáticas. Imaginemos que ocorra uma incidência pluviométrica inferior ao necessário para a obtenção produtividade planejada Isto acarretará perdas de produção, gerando uma perda significativa de receitas para a empresa.
Portanto, esta produtividade anormal (diminuição da quantidade produzida) representará uma perda para a nossa empresa que, mesmo não podendo comercializar adequadamente ou não podendo atender seus clientes de forma plena, terá que arcar com despesas referentes à administração de lavoura (insumos, mão-de-obra, despesas com equipamentos) sem poder gerar as receitas planejadas. Podemos, por fim, conceituar perdas como o valor de bens ou serviços que são consumidos de forma anormal ou involuntária.
Bem, espero que tenhamos conseguido diferenciar os termos com o exemplo citado, mas, o melhor mesmo ocorre quando, depois de todos os gastos, conseguimos obter o retorno do que foi investido, atingindo resultados positivos, aumentando o patrimônio da empresa e apresentando o lucro tão avidamente desejado!
Por Adriana Duarte, Administradora de Empresas, gerente IDEAGRI.
